Prijem zahteva na jednom mestu
Zahtevi mogu dolaziti iz internog formulara, portala ili prodavnice. Obavezna polja čuvaju artikal, količinu, rok i podnosioca zajedno. Nepotpun zahtev vraća se na dopunu pre nego što kupac ili kolega čeka dalji korak.
Integracije i razvoj po meri
Automatizacija nabavke, od zahteva do porudžbine dobavljaču
Zahtev u mejlu, količine u tabeli, odobrenje u razgovoru: nabavka lako izgubi pregled nad sledećim korakom. Pravimo proces u kom zahtev, stavke, odgovorna osoba i status ostaju povezani. Zaposleni odlučuju o kupovini, a sistem priprema podatke i prenosi odobrene porudžbine.
Pregledajte svoj proces nabavkePogledajte povezan projekatGde nabavka može da smanji prepisivanje?
Odobravanje po vašim pravilima
Put odobrenja može zavisiti od iznosa, odeljenja ili dobavljača. Definišemo zamenu kada odgovorna osoba nije dostupna. Promena cene ili količine može vratiti zahtev na novo odobravanje.
Porudžbine dobavljačima
Odobrene stavke prenosimo kroz podržan interfejs ili pripremamo dokument za slanje. Uparujemo šifre i beležimo pokušaje prenosa. Ponovljeni pokušaj ne sme da napravi novu porudžbinu za isti zahtev.
Statusi i odstupanja
Kada dobavljač daje podatke o potvrdi ili isporuci, povezujemo ih sa porudžbinom. Razlike u količini, ceni ili roku postaju zadatak za proveru. Ekipa vidi šta čeka odobrenje, šta je poslato i gde nedostaje odgovor.
Primer: porudžbina kupca priprema nabavku
Online porudžbina formira nacrt zahteva dobavljaču. Sistem proverava šifre, količine i prag za odobravanje. Nova šifra ili promenjen uslov šalju se zaposlenom na pregled. Tek nakon potrebnog odobrenja sledi prenos. Ovaj primer zavisi od načina rada i tehničkih mogućnosti dobavljača.
Kako izgleda uvođenje?
01
Pratimo jednu nabavku
Pregledamo nastanak zahteva, provere, odobravanje, slanje i praćenje isporuke. Uključujemo i čest izuzetak.
02
Dogovaramo odgovornosti
Određujemo ko potvrđuje cenu i količinu, koja pravila važe i kako se beleže izmene.
03
Testiramo jednog dobavljača
Proveravamo ispravnu porudžbinu, odbijanje, ponovljen prenos, promenu uslova i izostanak potvrde.
04
Uvodi se pregled statusa
Tim dobija listu otvorenih zahteva i postupak za rešavanje izuzetaka. Obuhvat širimo kada prvi tok pouzdano radi.
Iz naših projekata
MGP Tekstil: prenos porudžbina ka dobavljaču
Projekat MGP Tekstil povezuje online porudžbine sa obradom kod dobavljača, uz ažuriranje zaliha. Pokazuje naš rad na uparivanju artikala i prenosu porudžbina. Složeniji nivoi odobravanja i praćenje isporuka određuju se posebno za novi projekat.
Pročitajte studiju slučajaOd čega zavise obim i cena?
Cena zavisi od dobavljača, raspoloživih interfejsa, broja pravila i praćenja nakon slanja. Priprema dokumenta za ručno slanje uži je posao od potpunog praćenja delimičnih isporuka. Zasebno određujemo povezivanje sa zalihama ili dokumentima. Za početak je dovoljan jedan jasno definisan tok nabavke.
Šta da pripremite za prvi razgovor
- Primer zahteva i porudžbine dobavljaču.
- Spisak programa i način slanja porudžbina.
- Pravila odobravanja i odgovorne osobe.
- Broj porudžbina i najčešće ručne ispravke.
Česta pitanja
Može li zaposleni da odobri svaku porudžbinu?
Da. Automatska priprema podataka ne zahteva automatsko slanje. Odobravanje može važiti za svaku porudžbinu ili za unapred određene uslove.
Šta ako dobavljač nema API?
Proveravamo podržane fajlove ili drugi pouzdan način razmene. Kada automatsko slanje nije moguće, alat može pripremiti i proveriti dokument koji osoba šalje.
Može li nizak nivo zaliha da pokrene zahtev?
Može, ako su podaci dovoljno pouzdani i pravila jasno određena. Predlog nabavke može ostati na ljudskom odobrenju pre poručivanja.
Da li obuhvatate postupke javnih nabavki?
Ova usluga opisuje interni proces nabavke i tehničke integracije. Posebni postupci i zahtevi javnih nabavki nisu podrazumevani obuhvat.
Počnimo od jednog zadatka koji vaš tim ponavlja.
Sa Urošem iz SVS Digital pregledajte sadašnji proces, programe i željeni rezultat. Zajedno ćemo odrediti prvi korak koji ima smisla proveriti.
Pregledajte svoj proces nabavke