SVS Digital

Integracije i razvoj po meri

Automatizacija obrade dokumenata, od prijema do proverenih podataka

Skeniran dokument jeste digitalan, ali zaposleni često i dalje prepisuje broj, datum, iznos ili šifru. Automatizacija obrade dokumenata povezuje prijem, izdvajanje podataka, proveru i prenos u naredni sistem. Počinjemo od jedne vrste dokumenta koju vaš tim često obrađuje.

Razmotrite obradu svojih dokumenataPogledajte povezan projekat

Digitalizacija ima vrednost kada podaci mogu dalje da se koriste

Prijem i razvrstavanje

Dokumenti mogu dolaziti iz formulara, fascikle ili odobrenog sandučeta. Beležimo izvor i status. Ponovo poslat fajl proveravamo pre obrade da isti dokument ne bi napravio dva poslovna zapisa.

OCR i izdvajanje polja

Za skenirane dokumente proveravamo čitljivost i mogućnosti OCR-a. Iz PDF-a ili teksta izdvajamo dogovorena polja. Rezultat zavisi od kvaliteta ulaza i razlika među obrascima, pa pilot obuhvata i lošije primere.

Pravila i ljudska provera

Datum, obavezni identifikatori i kontrolni zbirovi proveravaju se prema pravilima koja potvrdi vaš tim. Nejasno polje dobija status za pregled. Osoba vidi i originalni dokument, a ne samo izdvojenu vrednost.

Prenos i trag porekla

Odobreni podaci mogu se izvesti u tabelu ili poslati podržanom API-ju. Čuvamo vezu sa izvorom, status prenosa i dogovorenu evidenciju izmena. Prava pristupa i rok čuvanja određuju se pre puštanja u rad.

Primer: podaci iz primljenog PDF dokumenta

Sistem izdvaja broj dokumenta, datum i stavke. Ako se zbir ne poklapa ili šifra nije poznata, zaposleni dobija konkretan zadatak za pregled. Posle ispravke odobrava izvoz. Ovaj primer opisuje tehničku obradu; pravila knjiženja i prihvatanja dokumenta ostaju u nadležnosti vašeg tima.

Kako izgleda uvođenje?

  1. 01

    Izbor dokumenata

    Prikupljamo reprezentativne anonimizovane uzorke, uključujući različite dobavljače, formate i nečitke primere.

  2. 02

    Dogovor o poljima i proverama

    Definišemo obavezna polja, očekivani izlaz i slučajeve u kojima osoba mora da potvrdi rezultat.

  3. 03

    Merenje na odvojenim uzorcima

    Proveravamo dokumente koji nisu korišćeni za podešavanje. Merimo tačnost po važnom polju i vreme pregleda.

  4. 04

    Uvođenje u postojeći rad

    Povezujemo odobren izlaz sa narednim korakom i određujemo ko prati greške i promene formata.

MGI DD Tools platforma za obradu poslovnih podataka

Iz naših projekata

MGI Dva Dukata: alati za obradu podataka i izveštaje

MGI DD Tools objedinjuje više od deset alata za ponavljajuće računovodstvene zadatke, konverzije i izveštaje. To je srodan primer našeg rada sa podacima i poslovnim pravilima. Tačnost OCR-a za vaše dokumente mora posebno da se proveri na uzorcima.

Pročitajte studiju slučaja

Od čega zavise obim i cena?

Cena zavisi od raznovrsnosti dokumenata, broja polja, kvaliteta skenova, obima obrade i integracija. Jedinstven obrazac zahteva drugačiji pristup od mnogo različitih dobavljača. Posebno prikazujemo razvoj, potrošnju servisa za obradu i podršku. Ako izvor već daje uredan XML ili drugi strukturisan format, prvo proveravamo direktan uvoz.

Šta da pripremite za prvi razgovor

  • Vrsta i približan mesečni broj dokumenata.
  • Anonimizovani uzorci dobrih i problematičnih fajlova.
  • Polja koja prepisujete i primer željenog izlaza.
  • Program u koji podaci treba da stignu.

Česta pitanja

Koja je razlika između digitalizacije i automatizacije dokumenata?

Digitalizacija pretvara sadržaj u digitalan oblik. Automatizacija dodatno povezuje prijem, izdvajanje podataka, provere i dalji prenos, tako da se smanji ručno prepisivanje.

Da li radite elektronsko arhiviranje kao pravnu uslugu?

Ova stranica opisuje tehničku obradu i povezivanje dokumenata. Zahtevi za zvanično arhiviranje i usklađenost utvrđuju se zasebno sa odgovornim stručnjacima.

Da li se svaki PDF obrađuje bez greške?

Ne. Kvalitet skena, raspored i sadržaj utiču na rezultat. Zato merimo tačnost na vašim primerima i zadržavamo pregled važnih ili nejasnih polja.

Da li je za elektronske fakture potreban OCR?

Ako imate dostupan strukturisan zapis, direktna obrada njegovih polja može biti pouzdaniji izbor. Mogućnosti konkretnog sistema i format razmene proveravamo pre razvoja.

Počnimo od jednog zadatka koji vaš tim ponavlja.

Sa Urošem iz SVS Digital pregledajte sadašnji proces, programe i željeni rezultat. Zajedno ćemo odrediti prvi korak koji ima smisla proveriti.

Razmotrite obradu svojih dokumenata